在一些比較有規(guī)模的或者是比較有名氣的活動中，我們會考慮邀請媒體朋友，媒體達(dá)到活動現(xiàn)場不管是現(xiàn)場拍攝還是會議記錄，不管是活動開始前的新聞造勢還是說對后期的信息跟蹤，都對我們的活動起到了積極促進(jìn)的作用，所以對于媒體這一塊的工作我們也要做到相應(yīng)的配合，要和媒體協(xié)調(diào)溝通充分懂得尊重他們的時(shí)間，決不能忘記他們對于你的活動的積極報(bào)道和關(guān)鍵作用。專業(yè)的活動策劃公司在策劃好整個(gè)活動的同時(shí)，媒體也是要充分重視的!杭州伍方會議就看一下怎樣做好媒體朋友的工作!

1.媒體報(bào)道是否也是活動的一部分?

我們要把握好哪些環(huán)節(jié)是希望媒體介入的，活動策劃公司要提前舉行新聞發(fā)布會，或者單獨(dú)安排媒體采訪。要安排好哪些人是要出現(xiàn)在鏡頭前面的，注意形象。

2.媒體是否以應(yīng)邀嘉賓的身份出席活動?

餐飲方面的安排是否已將媒體人士計(jì)算在內(nèi)?如果舉辦雞尾酒會，之后有晚餐那么作為活動策劃公司的你打算為媒體工作人員單獨(dú)安排餐桌，還是讓他們和其他賓客一同進(jìn)餐?其實(shí)如果你邀請媒體作為活動的嘉賓，那么就要把他們當(dāng)作嘉賓來看待。如果你只是邀請他們對活動某項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行報(bào)道，就應(yīng)該在請柬中說明，他們自然會明白你的安排。如果出于安全原因，重要人物每次只能接受一家媒體的采訪，你就應(yīng)該為他們準(zhǔn)備單獨(dú)的媒體工作間。

3.媒體有沒有特殊要求。例如單獨(dú)的媒體工作間、媒體報(bào)道器材或者媒體報(bào)道設(shè)備車的停車場地?

活動公司要清楚媒體工作人員什么時(shí)候到達(dá)、他們會帶來哪些設(shè)備、他們感興趣的熱點(diǎn)以及如何給他們的工作提供方便，不能毫無準(zhǔn)備。你一定不希望一個(gè)參加活動的新聞組來了半天卻沒有什么可報(bào)道的吧。如果媒體來的過早，名人和客人都還沒有到，娛樂活動也沒有開始，對大家來說都很浪費(fèi)時(shí)間。因此你應(yīng)該告知媒體最佳的到達(dá)時(shí)間，要牢記媒體節(jié)目的規(guī)定播放時(shí)間。例如，如果你想要總裁的演講在晚上11點(diǎn)的新聞節(jié)目中播出，必須給媒體攝像和編輯人員充足時(shí)間來準(zhǔn)備他們的報(bào)道。為了取得最佳效果，你應(yīng)該盡可能在各個(gè)方面和媒體配合，這樣才能取得雙贏的效果，并且在你舉辦下一次活動時(shí)他們還會再來。

4.準(zhǔn)備宣傳資料袋的目的是什么?

宣傳資料袋內(nèi)應(yīng)包含活動所有的相關(guān)信息。要考慮報(bào)道的核心以及你希望記者報(bào)道的信息。如果可能的話，這些信息應(yīng)包括所有客人的資料或關(guān)于活動贊助商的背景信息。要了解需要多少宣傳資料袋，確保將其費(fèi)用計(jì)入預(yù)算。要考慮這些材料由誰負(fù)責(zé)，要什么地方分發(fā)，如何分發(fā)以及由誰負(fù)責(zé)分發(fā)。要是否需要為媒體準(zhǔn)備單獨(dú)的報(bào)到處，以便于他們簽到的領(lǐng)取宣傳材料，避免出現(xiàn)等到采訪和拍攝結(jié)束時(shí)才拿到材料的現(xiàn)象。用這種方法還可以發(fā)解誰已經(jīng)到達(dá)，可以派代表帶他們參觀重要活動區(qū)，將他們介紹給重要人物。你還可以得知媒體人員中沒有到達(dá)的人員情況，給他們打電話或者郵寄材料。

媒體作為一種有效的宣傳方式，媒體的到來無疑為我們的整個(gè)活動做好了很好的宣傳與造勢!

資料整理：杭州伍方會議服務(wù)有限公司

編輯人：靜靜