顯然,寫一份會議記錄,不是畫個表,加上序號,然后把會上聽到的內容一條條地寫上去就完事的。會議記錄需要邏輯,沒有邏輯的會議記錄根本起不到應有的作用。
或許,有些新人,只會寫隨筆,不會寫會議記錄。就讓我來嘮叨一把,告訴大家怎樣寫一份讓別人看得懂并覺得有用的會議記錄吧。
為什么要做會議記錄?
會議記錄用來告知和提醒與會者和相關人等,在會議中討論了哪些事項,做了哪些決定、部署或分工。也就是說,會議記錄是一個落實討論結果、推進工作進程的有效工具。
如果光開會不做記錄,或者記錄做得不完整不正確的話,那無論會上提了多少方案、做了多少決定都是白扯。
有很多事情,比如部門內部的工作事務、公司內部的跨部門合作,或者甲乙雙方的業(yè)務磋商,如果大家談來談去忙來忙去,事情卻老是進展緩慢甚至停滯不前,那就要檢查會議記錄這個環(huán)節(jié)有沒有出問題。
會議記錄有哪些常見問題?
記錄的質量不佳,表述混亂,缺乏邏輯,是其中一種問題。另外,還有記錄的內容與商討的內容不符的問題。
我曾經兩次經歷過乙方發(fā)過來的會議記錄內容與我們在會議上做的決定完全相反。這當然是往對乙方有利的方向反,不是對我方有利的方向反。那兩份會議記錄,格式專業(yè),行文妥帖,標準的商務英語調調,看起來很舒服。要是我沒有逐字逐句認真看的話,其中的出入根本發(fā)現不了。
還 有些問題不是出在會議記錄本身,而是對會議記錄的管理方式不當。有的公司或者團隊會議記錄一大堆,但沒人負責監(jiān)督跟進。只打雷不下雨,很多事情不了了之。 還有的公司缺少一個完善的會議記錄保存系統,當出了什么事需要找出某個會議記錄以資查證時,怎么也翻不出來,一幫項目人員只能干瞪眼干著急。
當你了解到會議記錄的重要性之后,就不會再把它看作無足輕重的小事。
會議之前,該做哪些準備?
真正會做會議記錄的人,懂得從開會前就進入角色。他會盡可能地了解會議信息,比如會議目的、會議時間、誰主持、誰出席、上一次會議的資料等。做足準備功夫,才能充分地理解會議內容、準確地抓住會議重點。然后,他在紙上預先寫下記錄框架,以便做記錄時有的放矢,不會顧此失彼一片忙亂。